Privacyverklaring

i-⁠Chat (i-chat.eu, with its panel at hq.i-chat.eu) is provided by Igor Gerweck, sole proprietor, Pulvermühlenweg 7, 34125 Kassel, Duitsland. For anything about your data, write to support@i-chat.eu. The provider’s full details are in the Legal Notice.

We verwerken twee soorten persoonsgegevens, in twee verschillende rollen:

• Bedrijven die i-⁠Chat gebruiken. Voor je eigen account, je factureringsgegevens en je supportchats bepalen wij hoe de gegevens worden gebruikt. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke.
• Mensen die die bedrijven een bericht sturen op Instagram, WhatsApp of Threads. Hun berichten en contactgegevens behoren toe aan het bedrijf waaraan ze hebben geschreven. Het bedrijf is de verwerkingsverantwoordelijke en wij verwerken deze gegevens alleen namens dat bedrijf en volgens zijn instructies. Wij zijn de verwerker.

Heb je een bericht gestuurd naar een bedrijf dat i-⁠Chat gebruikt, stel je vragen over je gegevens dan eerst aan dat bedrijf. Wij helpen het bedrijf om je te antwoorden, en je kunt ook naar ons schrijven.

• Je account: e-mailadres, een hash van je wachtwoord (nooit het wachtwoord zelf), je naam, optionele factureringsgegevens (telefoon, adres, btw-nummer), inlogsessies en apparaten, en je meldingsinstellingen.
• Kanalen die je koppelt. Hun toegangstokens worden versleuteld opgeslagen.
  • Professioneel Instagram-account: ID, gebruikersnaam, naam, profielfoto, aantal volgers, de eigen posts van het account en de statistieken ervan.
  • WhatsApp Business-account: ID’s van account en telefoonnummer, het weergegeven nummer, geverifieerde naam, kwaliteitsbeoordeling, berichtsjablonen en hun status, en of er een betaalmethode is ingesteld.
  • Threads-profiel: ID, gebruikersnaam, naam en profielfoto.
• Gesprekken met je klanten: reacties, directe berichten, story-antwoorden en vermeldingen, WhatsApp-berichten en de bestanden daarin, Threads-antwoorden en -vermeldingen, en de antwoorden die door jou of je automatiseringen zijn verstuurd. Per contact: naam, gebruikersnaam, telefoonnummer, tags, toestemmings- en afmeldstatus, en de notities die je schrijft.
• Wat je hebt ingesteld: automatische antwoorden, automatiseringen, rondzendberichten en standaardteksten.
• Technische gegevens: webhookleveringen van Meta, de verzendgeschiedenis, klikken op links die je verstuurt (tijd, browser en een eenrichtings-hash van het IP-adres, nooit het adres zelf) en diagnostiek.
• Support: de berichten en schermafbeeldingen die je naar de i-⁠Chat-support stuurt.
• Cookies: alleen de cookies die je ingelogd houden en je taal onthouden. Geen advertentie- of analysecookies en geen trackers van derden.

Alleen om de dienst te leveren die je hebt ingesteld:

• de meldingen van Meta (webhooks) ontvangen en ze vergelijken met je trefwoorden;
• je antwoorden en rondzendberichten versturen via de officiële API’s van Meta;
• je Chats, Contacten, Geschiedenis en Statistieken tonen;
• je laten inloggen, je de meldingen sturen die je hebt gekozen en je supportvragen beantwoorden;
• dubbele verzendingen voorkomen, problemen oplossen en de dienst veilig houden.

Wij verkopen geen gegevens, gebruiken ze niet voor advertenties, bouwen geen profielen op en gebruiken gegevens van Meta voor geen enkel ander doel.

Voor je eigen account is de rechtsgrond onze overeenkomst met jou en ons gerechtvaardigd belang bij het veilig houden van de dienst. Voor de gegevens van je klanten handelen wij op jouw instructies, zoals beschreven in de Gebruiksvoorwaarden; jij bent er als verwerkingsverantwoordelijke zelf verantwoordelijk voor dat je een rechtsgrond hebt om hen berichten te sturen.

We verwijderen of gebruiken de gegevens van je klanten nooit op eigen initiatief: ze zijn van jou en blijven onder jouw controle. Alleen de technische gegevens die onder Hoe lang we gegevens bewaren staan, verlopen vanzelf.

i-⁠Chat vraagt nooit om je wachtwoord van Instagram, Facebook, WhatsApp of Threads, scrapet niet en gebruikt geen browserautomatisering. Het krijgt alleen toegang tot de accounts die je koppelt via de inlogschermen van Meta zelf, en alleen voor de functies hierboven. Je kunt een account op elk moment ontkoppelen.

i-⁠Chat draait op een server in de Europese Unie: de applicatie, de database en de wachtrij staan daar allemaal. De back-ups zijn versleuteld en worden ook in de EU bewaard.

i-⁠Chat’s server, database and backups are in the EU. Data leaves the EU only in these cases:

• Email delivery: our email delivery service keeps its delivery records (recipient, subject, time and status) in the United States. That transfer is covered by the EU standard contractual clauses in our agreement with it.
• Meta: Instagram, WhatsApp and Threads are Meta’s services. Meta Platforms Ireland Limited may process messages outside the EU, under its own terms and safeguards.
• Your own AI provider: if you turn on AI replies, where your provider processes data is governed by your agreement with it (see below).

To get a copy of the safeguards that apply, write to support@i-chat.eu.

Deze dienstverleners verwerken namens ons gegevens, elk alleen voor zover dat nodig is:

• Een hostingaanbieder in de Europese Unie: de hierboven beschreven server waarop i-⁠Chat en de database draaien.
• Meta Platforms Ireland Limited (Ierland): de API’s van Instagram, WhatsApp en Threads, die de berichten van je klanten naar ons brengen en je antwoorden versturen.
• An email delivery service: sign-in codes and notification emails, which can include a contact’s name and the details they left. The service keeps its delivery records in the United States (see Transfers outside the EU).
• Een AI-dienst in de EU: de supportassistent in het paneel. Als je de support een vraag stelt, ziet de assistent je berichten, eventuele schermafbeeldingen die je bijvoegt en wat hij in je eigen account opzoekt om je te antwoorden: gebruikersnamen van gekoppelde accounts, teksten van automatische antwoorden en korte fragmenten van verstuurde berichten. De gegevens worden in de EU verwerkt en niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
• Versleutelde back-upopslag in de EU: versleutelde kopieën van de database en van geüploade bestanden, zodat de dienst na een storing kan worden hersteld.

Een actuele lijst van onze dienstverleners is op aanvraag verkrijgbaar via support@i-chat.eu.

AI-antwoorden zijn optioneel en staan uit tot je ze aanzet. Om ze te gebruiken, koppel je je eigen account bij een AI-aanbieder naar keuze (Anthropic, OpenAI, Google Gemini of een aanbieder met een OpenAI-compatibele API) met je eigen API-sleutel. i-⁠Chat kiest, levert of betaalt die AI niet.

Als AI-antwoorden aan staan, stuurt i-⁠Chat je aanbieder het bericht dat de persoon schreef, de meest recente berichten van dat gesprek en de beschrijving van je bedrijf die jij hebt geschreven, zodat de aanbieder een antwoord kan schrijven. Jij kiest de aanbieder en bent voor die keuze de verwerkingsverantwoordelijke; je eigen overeenkomst met de aanbieder bepaalt hoe die met de gegevens omgaat, inclusief waar ze worden verwerkt. Je API-sleutel wordt versleuteld opgeslagen en alleen voor deze verzoeken gebruikt. Er wordt niets naar een AI-aanbieder gestuurd voor een bedrijf dat AI-antwoorden niet heeft aangezet.

• Je account en alles erin (gekoppelde kanalen, contacten, gesprekken, automatiseringen, automatische antwoorden, rondzendberichten, standaardteksten, notities en verzendgeschiedenis): zolang je account actief is. Als je je account verwijdert (Instellingen → Account verwijderen), wordt dat allemaal meteen verwijderd.
• Als je een kanaal ontkoppelt, worden de koppeling, het toegangstoken en de automatische antwoorden ervan meteen verwijderd.
• Verwijderde gegevens verdwijnen ook binnen 30 dagen uit onze versleutelde back-ups, doordat die worden overschreven.

Zolang je account actief is, gelden voor sommige gegevens eigen, kortere bewaartermijnen:

• Ruwe webhookleveringen van Meta (met namen en berichttekst): 30 dagen.
• Verzoeken die met je API-sleutels zijn gedaan: 30 dagen.
• Verwijderde automatische antwoorden en automatiseringen blijven 30 dagen in ‘Verwijderd’ staan en worden daarna gewist, samen met alles wat ze hebben vastgelegd.
• Gegevens over meldingen van nieuwe volgers (account-ID’s en gebruikersnamen, geen berichttekst): 365 dagen.
• Inlogcodes: 24 uur nadat ze zijn verlopen.
• Schermafbeeldingen die naar de support zijn gestuurd: 90 dagen (24 uur als ze nooit zijn verstuurd).
• Supportchats sluiten na een dag zonder activiteit en worden daarna bewaard als je supportgeschiedenis zolang je account bestaat.

To create an account we need your email address: without it we cannot sign you in or reach you about your account. Everything else is optional, or comes from the channels you choose to connect.

We make no decisions about anyone based solely on automated processing, including profiling, that have legal or similarly significant effects. The auto-replies and automations in i-⁠Chat are set up and controlled by each business.

Verbindingen zijn versleuteld (HTTPS). Toegangstokens en sleutels van AI-aanbieders worden versleuteld opgeslagen met AES-256-GCM. Elke melding van Meta wordt gecontroleerd aan de hand van de handtekening van Meta voordat we erop reageren. Elk bedrijf ziet alleen zijn eigen werkruimte.

Je kunt een kopie van je gegevens vragen, om rectificatie of wissing ervan verzoeken, de verwerking laten beperken of er bezwaar tegen maken, of de gegevens laten overdragen aan een andere dienst. Schrijf naar support@i-chat.eu vanaf het adres waarmee je inlogt. We antwoorden binnen één maand. Als je een bericht stuurde naar een bedrijf dat i-⁠Chat gebruikt, beantwoordt het bedrijf deze verzoeken en helpen wij daarbij.

Je account en alles erin kun je op elk moment zelf verwijderen: Instellingen → Account verwijderen, en bevestig daarna in de e-mail die we je sturen.

Hoe je een kanaal ontkoppelt of alles verwijdert, staat op de pagina Gegevens verwijderen. Verwijderverzoeken vanuit Facebook, Instagram of Threads bereiken ons via onze callback voor gegevensverwijdering, en het paneel toont hun status.

Je kunt ook een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming in jouw land.

i-⁠Chat is een dienst voor bedrijven en is niet bedoeld voor kinderen.

Als deze privacyverklaring verandert, werken we deze pagina en de datum ervan bij. Belangrijke wijzigingen melden we per e-mail aan bedrijven die i-⁠Chat gebruiken.

E-mail: support@i-chat.eu